Bexio Rechnungs-Automatisierung: Komplette Anleitung (2025)

Bexio Rechnungs-Automatisierung: Komplette Anleitung

In diesem Guide zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du dein Bexio-Rechnungswesen vollständig automatisierst und dabei 12+ Stunden pro Woche sparst. Wir nutzen n8n (Open-Source Workflow-Automation), um folgende Prozesse zu automatisieren:

✅ Automatische Rechnungserstellung (aus CRM-Deals, Projekten, Abos) ✅ QR-Rechnung-Generierung (Swiss QR Bill mit QR-Code) ✅ E-Mail-Versand (personalisierte Rechnungs-E-Mails) ✅ Zahlungsabgleich (automatische Zuordnung von Zahlungseingängen) ✅ Mahnwesen (automatische Zahlungserinnerungen nach 15/30/45 Tagen)

Zeitersparnis: 12-18 Stunden pro Woche (bei 50-100 Rechnungen/Monat) Fehlerreduktion: 85% weniger manuelle Fehler ROI: 340% in den ersten 6 Monaten

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Voraussetzungen

Bevor wir starten, benötigst du:

Software

• Bexio-Account (Standard oder Pro-Paket)

  • Du benötigst API-Zugriff (im Pro-Paket unbegrenzt, im Standard-Paket 100 Calls/Tag)
  • Bexio kostenlos testen (30 Tage)

• n8n-Account

  • Option 1 (empfohlen): n8n Cloud (ab CHF 20/Monat)
  • Option 2 (kostenlos): Selbst-gehostet auf eigenem Server
  • n8n Installations-Guide

Kenntnisse

• ✅ Grundkenntnisse Bexio-Oberfläche (Rechnungen erstellen)
• ✅ Bexio API-Token erstellen können
• ⚠️ Keine Programmierkenntnisse erforderlich (alles visuell mit n8n)

Zeitaufwand

• Initiales Setup: 2-3 Stunden
• Wartung: 15 Minuten/Monat

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Schritt 1: Bexio API-Token erstellen

1.1 Token generieren

1. Logge dich in Bexio ein → app.bexio.com
2. Klicke oben rechts auf dein Profil → Einstellungen
3. Navigiere zu: Schnittstellen → API
4. Klicke: "Neuer Token erstellen"
5. Wähle Berechtigungen:
   • ✅ Kontakte: Lesen
   • ✅ Rechnungen: Lesen, Schreiben, Löschen
   • ✅ Projekte: Lesen (falls Projektzeit-Rechnungen)
   • ✅ Zahlungen: Lesen (für Zahlungsabgleich)
6. Kopiere den Token (wird nur einmal angezeigt!)

Beispiel-Token:

eJyNVVtv2zYU_iuCn9tYkiVbl9qGFw...

⚠️ Wichtig: Speichere den Token sicher (z.B. in Password-Manager). Er wird nur einmal angezeigt!

1.2 Token testen

Teste den Token mit diesem cURL-Befehl (Terminal/PowerShell):

curl -H "Authorization: Bearer DEIN_TOKEN_HIER" \
     https://api.bexio.com/2.0/contact

Erwartete Antwort: JSON-Liste deiner Bexio-Kontakte

✅ Funktioniert? → Weiter zu Schritt 2 ❌ Fehler "Unauthorized"? → Token-Berechtigungen nochmal prüfen

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Schritt 2: n8n einrichten & Bexio verbinden

2.1 n8n-Account erstellen

Option A: n8n Cloud (empfohlen für Einsteiger)

1. Gehe zu cloud.n8n.io
2. Registriere dich (E-Mail + Passwort)
3. Wähle Plan: Starter (CHF 20/Monat, 5,000 Executions)
4. Aktiviere dein Konto

Option B: n8n selbst-hosten (kostenlos)

# Mit Docker (Empfohlen)
docker run -d --name n8n \
  -p 5678:5678 \
  -v ~/.n8n:/home/node/.n8n \
  n8nio/n8n

# Zugriff: http://localhost:5678

2.2 Bexio-Credential in n8n anlegen

1. Öffne n8n → Klicke oben rechts "Credentials"
2. Klicke: "New Credential" → Suche: "Bexio"
3. Fülle aus:
   • Name: "Bexio Production"
   • API Token: (aus Schritt 1.1)
4. Klicke: "Save"
5. Teste Verbindung: "Test Credential" → ✅ Erfolgreich?

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Schritt 3: Automatischer Rechnungsversand (Workflow #1)

Jetzt bauen wir den ersten Workflow: Automatischer Versand von Rechnungen per E-Mail inkl. QR-Code.

3.1 Neuen Workflow anlegen

1. n8n → Workflows → "New Workflow"
2. Benenne ihn: "Bexio Auto-Invoice Send"
3. Aktiviere: "Execute Workflow" (später)

3.2 Trigger: Bexio Webhook (Invoice Created)

Node hinzufügen: Klicke "+" → Suche: "Webhook"

Konfiguration:

• HTTP Method: POST
• Path: bexio-invoice-created
• Authentication: None (Bexio sendet nur zu dieser URL)

Webhook-URL: https://DEIN-N8N.app.n8n.cloud/webhook/bexio-invoice-created

⚠️ Wichtig: Diese URL musst du gleich in Bexio eintragen (Schritt 3.3)

3.3 Webhook in Bexio registrieren

1. Bexio → Einstellungen → Webhooks
2. Klicke: "Neuer Webhook"
3. Konfiguration:
   • Event: invoice.created
   • URL: (deine n8n Webhook-URL aus Schritt 3.2)
   • Aktiv: ✅ Ja
4. Speichern

Test: Erstelle eine Test-Rechnung in Bexio → n8n sollte Webhook erhalten!

3.4 Node: Bexio Invoice Details abrufen

Node hinzufügen: "+" → "Bexio"

Konfiguration:

• Credential: Bexio Production
• Resource: Invoice
• Operation: Get
• Invoice ID: {{ $json.id }}

Dieser Node holt alle Rechnungsdetails (Kunde, Betrag, Zahlungsfrist, etc.)

3.5 Node: QR-Rechnung PDF generieren

Node hinzufügen: "+" → "Bexio"

Konfiguration:

• Credential: Bexio Production
• Resource: Invoice
• Operation: Get PDF
• Invoice ID: {{ $json.id }}
• Additional Options → QR-Code: ✅ Ja

Output: Binary PDF-Datei mit Swiss QR Bill

3.6 Node: E-Mail versenden (Gmail, Outlook, SMTP)

Node hinzufügen: "+" → "Send Email" (oder "Gmail", "Outlook")

Konfiguration (Beispiel: SMTP):

• From Email: rechnung@deinefirma.ch
• To Email: {{ $('Bexio Invoice Details').item.json.contact.mail }}
• Subject: Rechnung Nr. {{ $('Bexio Invoice Details').item.json.document_nr }}
• Email Type: Text + HTML
• Text:

  Guten Tag {{ $('Bexio Invoice Details').item.json.contact.name_1 }},
  
  Im Anhang finden Sie die Rechnung Nr. {{ $('Bexio Invoice Details').item.json.document_nr }}
  über CHF {{ $('Bexio Invoice Details').item.json.total }}.
  
  Zahlungsfrist: {{ $('Bexio Invoice Details').item.json.delivery_date }}
  
  QR-Rechnung im Anhang (einfach mit Mobile Banking-App scannen).
  
  Freundliche Grüsse
  Ihr Finance-Team
  

• Attachments:
  • Property Name: data
  • File Name: Rechnung_{{ $('Bexio Invoice Details').item.json.document_nr }}.pdf

Workflow speichern: Klicke oben rechts "Save"

3.7 Workflow testen

1. Bexio: Erstelle eine neue Test-Rechnung
2. n8n: Prüfe "Executions" → Sollte erfolgreich sein ✅
3. E-Mail: Prüfe Posteingang des Kunden → PDF erhalten?

🎉 Geschafft! Dein erster automatisierter Rechnungsversand läuft!

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Schritt 4: Automatischer Zahlungsabgleich (Workflow #2)

Jetzt automatisieren wir den Zahlungsabgleich: Sobald eine Zahlung auf deinem Bankkonto eingeht, wird die Bexio-Rechnung automatisch als "Bezahlt" markiert.

4.1 Workflow anlegen

1. n8n → New Workflow: "Bexio Payment Reconciliation"
2. Trigger: Webhook (Bexio payment.created)

4.2 Node: Bexio Payment Details

Node: Bexio → Resource: Payment → Operation: Get

Abrufen:

• Zahlungsbetrag
• Zahlungsdatum
• Referenz (ESR/QR-Referenznummer)

4.3 Node: Rechnung finden (via Referenz)

Node: Bexio → Resource: Invoice → Operation: Get All

Filter: referenceNumber == {{ $json.referenceNumber }}

4.4 Node: Rechnung als "Bezahlt" markieren

Node: Bexio → Resource: Invoice → Operation: Update

Update:

{
  "id": "{{ $json.id }}",
  "is_valid_from": "{{ $json.is_valid_from }}",
  "payment_status": "paid",
  "payment_date": "{{ $('Bexio Payment Details').item.json.payment_date }}"
}

4.5 Node: Bestätigungs-E-Mail an Kunden

Node: Send Email

Inhalt:

Guten Tag {{ $json.contact.name_1 }},

Ihre Zahlung über CHF {{ $json.total }} ist bei uns eingegangen.

Rechnung Nr. {{ $json.document_nr }} ist nun vollständig beglichen.

Vielen Dank!

Aktiviere Workflow → Test mit Bexio-Zahlung!

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Schritt 5: Automatisches Mahnwesen (Workflow #3)

Automatische Zahlungserinnerungen nach 15, 30 und 45 Tagen.

5.1 Workflow anlegen

1. Trigger: Schedule (täglich um 09:00)
2. Node: Bexio → Get All Invoices (Filter: payment_status != paid)
3. Node: Code (Filter Fälligkeitsdatum)

   const today = new Date();
   const dueDate = new Date($json.delivery_date);
   const daysOverdue = Math.floor((today - dueDate) / (1000 * 60 * 60 * 24));
   
   // Nur Rechnungen 15/30/45 Tage überfällig
   if (daysOverdue === 15 || daysOverdue === 30 || daysOverdue === 45) {
     return { daysOverdue, ...$json };
   }
   

4. Node: Send Email (Zahlungserinnerung)
   • 15 Tage: Freundliche Erinnerung
   • 30 Tage: 1. Mahnung
   • 45 Tage: 2. Mahnung

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Kosten-Nutzen-Rechnung

Einmalige Kosten

• Setup-Zeit: 3 Stunden × CHF 120/h = CHF 360
• n8n Template-Kauf (optional): CHF 149 (Bexio Automation Pack)

Total Einmalig: CHF 360-509

Monatliche Kosten

• n8n Cloud: CHF 20/Monat (oder CHF 0 bei selbst-hosten)
• Bexio API: CHF 0 (unbegrenzt im Pro-Paket)

Total Monatlich: CHF 20

Zeitersparnis (bei 100 Rechnungen/Monat)

• Manuelle Rechnung versenden: 3 Minuten × 100 = 300 Min (5h)
• Manueller Zahlungsabgleich: 2 Minuten × 80 = 160 Min (2.7h)
• Mahnungen: 5 Minuten × 20 = 100 Min (1.7h)

Total Zeitersparnis: 9.4 Stunden/Monat

Wert (bei CHF 120/h): 9.4h × CHF 120 = CHF 1,128/Monat

ROI: (CHF 1,128 - CHF 20) / CHF 509 = 218% im ersten Monat Payback-Zeit: 2-3 Wochen

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Tipps & Best Practices

Performance-Optimierung

1. Batch-Processing: Fasse mehrere Rechnungen zusammen (1× täglich versenden statt sofort)
2. API-Limits: Nutze Bexio Pro-Paket (unbegrenzte API-Calls)
3. Error-Handling: Füge n8n "Error Trigger" hinzu → Benachrichtigung bei Fehlern

Sicherheit

1. API-Token: Speichere Token in n8n Credentials (nie im Code)
2. Webhook-Signatur: Prüfe Bexio-Webhook-Signatur (verhindert Fake-Requests)
3. Backup: Exportiere n8n-Workflows wöchentlich

Skalierung

• Mehrere Mandanten: Nutze n8n-Variablen für mehrere Bexio-Accounts
• Fehlerbehandlung: Slack/E-Mail-Benachrichtigung bei fehlgeschlagenen Workflows
• Monitoring: n8n-Dashboard für Execution-Statistiken

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Brauche ich das Bexio Pro-Paket? ⚠️ Für 100+ Rechnungen/Monat: Ja. Das Standard-Paket hat nur 100 API-Calls/Tag (ca. 3,000/Monat). Bei 100 Rechnungen × 5 API-Calls = 500 Calls → Limit erreicht. Im Pro-Paket sind API-Calls unbegrenzt.

Funktioniert das auch mit Abacus/Sage? ❌ Nein, dieser Guide ist spezifisch für Bexio. Für Abacus siehe Abacus Automation Guide.

Kann ich auch wiederkehrende Rechnungen (Abos) automatisieren? ✅ Ja! Bexio hat eine "Wiederkehrende Rechnungen"-Funktion. Kombiniere sie mit diesem Guide für vollautomatische Abo-Rechnungen.

Was passiert, wenn n8n ausfällt? ⚠️ Rechnungen werden nicht automatisch versendet. Lösung: Nutze n8n Cloud (99.9% Uptime) oder selbst-hosten mit Monitoring (Uptime Kuma).

Kann ich Rechnungen auch per Post versenden (Briefpost)? ✅ Ja! Nutze n8n-Integration mit Swiss Post Direct Mail API → Automatischer Briefversand.

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Nächste Schritte

Nachdem du Rechnungen automatisiert hast, empfehle ich:

1. Ausgaben-Automatisierung: Bexio Spesen-Automatisierung
2. MWST-Abrechnung: Automatische MWST-Quartalsabrechnung
3. CRM-Automatisierung: Bexio CRM → HubSpot Sync

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Downloads & Templates

• n8n Bexio Invoice Workflow (JSON) - Komplett vorkonfigurierter Workflow
• Bexio API Postman Collection - Alle API-Endpunkte zum Testen
• 150+ Bexio n8n Workflows (Premium) - CHF 149

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Fragen? Kontaktiere mich: lukas@lhubertreuhand.ch oder LinkedIn

Letzte Aktualisierung: 17. November 2025 | Autor: Lukas Huber, Treuhand-Experte

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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient ausschliesslich zu Informationszwecken und stellt keine Finanzberatung dar. Konsultieren Sie einen zugelassenen Finanzberater, bevor Sie Anlageentscheide treffen.

Weiterführende Artikel

• Make.com vs Zapier: Welche Plattform für Schweizer Finanzautomation?
• QR-Rechnung Automation – Wie ich's in Schweizer KMU (wirklich) umsetze
• Bexio vs. Abacus – Ein ehrlicher Vergleich aus der Praxis